Eficiência operacional: como medir e melhorar seus resultados

O que é eficiência operacional?

Eficiência operacional é o processo pelo qual uma organização utiliza seus recursos de forma otimizada, para alcançar os melhores resultados possíveis, tanto em termos de custo quanto de qualidade e confiabilidade dos produtos ou serviços.

O conceito engloba práticas como gestão de ativos, produção eficiente, controle de inventário e logística. O objetivo é minimizar desperdícios e maximizar o uso das capacidades disponíveis, portanto, está diretamente relacionado à produtividade.

Qual sua importância?

A eficiência operacional permite que organizações alcancem melhores resultados utilizando menos recursos, o que aumenta significativamente a competitividade. Empresas e indústrias que aplicam esse conceito conseguem oferecer produtos e serviços de alta qualidade, com prazos de entrega mais curtos e utilizando menos insumos.

Qual a diferença entre eficiência operacional e estratégia?

A eficiência operacional tem relação com a capacidade da organização em utilizar os seus recursos da maneira mais eficaz possível, realizando a mesma operação em menor tempo e gastando menos, por exemplo. A estratégia, por outro lado, é um direcionamento de longo prazo que define como a empresa vai se diferenciar dos concorrentes e se posicionar no mercado.

Estes dois conceitos são complementares, pois não basta apenas investir em eficiência operacional e otimizar as atividades e não ter uma estratégia para se destacar dos concorrentes; assim como não basta destacar sua marca no mercado se a sua operação é mais dispendiosa, seus prazos são maiores e a qualidade do produto ou serviço é baixa.

Qual a diferença entre eficiência e eficácia?

Eficácia tem relação com a capacidade de uma organização em alcançar os objetivos estabelecidos. Por exemplo, se o objetivo de uma empresa é aumentar as vendas, ser eficaz significa implementar estratégias que efetivamente gerem esse crescimento, como uma campanha de marketing bem-sucedida.

A eficiência se relaciona com a forma como os recursos são usados para atingir estes objetivos. Ser eficiente significa realizar tarefas da maneira mais econômica possível, com o menor desperdício de tempo, esforço e materiais. Usando o mesmo exemplo, uma empresa eficiente poderia reduzir custos ao otimizar o processo de produção do material publicitário para a campanha, sem comprometer a qualidade.

Como calcular eficiência operacional?

Existem algumas formas de calcular a eficiência operacional da organização para entender melhor como a empresa tem utilizado seus recursos em relação aos custos gerados. É importante listar os indicadores-chave de desempenho (KPIs) mais relevantes pro negócio e acompanhar seus valores de forma consistente.

Indicadores de eficiência operacional (KPIs)

Os KPIs são ferramentas úteis para avaliar o desempenho das operações de uma organização, pois permitem identificar oportunidades de melhoria e garantir competitividade no mercado.

Cada setor possui métricas específicas para avaliar o tipo de atividade desenvolvida, então é preciso levar isso em conta na hora de selecioná-las. Veja abaixo uma lista com alguns KPIs amplamente utilizados na indústria:

• Overall Equipment Effectiveness (OEE): Avalia a eficiência de equipamentos industriais ao combinar disponibilidade, desempenho e qualidade em uma única métrica. É especialmente relevante para medir o uso efetivo de máquinas em operações industriais.
• Cycle Time: Mede o tempo médio necessário para completar um ciclo de produção ou entrega de um produto. Essa métrica ajuda a identificar atrasos e melhorar o fluxo de trabalho.
• Taxa de utilização da capacidade: Indica o quanto da capacidade produtiva total de uma planta ou equipamento está sendo utilizado, revelando potenciais gargalos ou ociosidade.
• Produtividade operacional: Relaciona a quantidade produzida em um período ao número de funcionários ou horas trabalhadas, medindo o uso eficiente dos recursos humanos e tecnológicos.
• Taxa de Primeira Passagem (First Pass Yield): Avalia a porcentagem de produtos que passam pelo processo de fabricação sem precisar de retrabalho, destacando a eficácia e a qualidade do processo produtivo.
• Ciclo de Conversão de Caixa (CCC): Analisa o tempo necessário para transformar investimentos em estoque em receita líquida, um indicador essencial de eficiência financeira e operacional.
• Taxa de defeitos ou reclamações: Mede a qualidade final do produto ou serviço, garantindo que os ganhos em eficiência não sejam feitos às custas da satisfação do cliente.
• Mudança de Configuração (Changeover Time): Reflete o tempo necessário para reconfigurar máquinas ou processos para diferentes produtos, sendo crucial em linhas de produção que precisam de alta flexibilidade.

Índice de eficiência operacional (IEO)

Uma das principais ferramentas para calcular a eficiência operacional é utilizar o chamado Índice de Eficiência Operacional (IEO), que é um cálculo para comparar as despesas operacionais com as receitas da empresa.

A fórmula básica é:

IEO = Despesas / Receitas

Por exemplo, se uma empresa tem despesas operacionais de R$ 35.000 e receitas de R$ 70.000 em um determinado período, seu índice será:

IEO = 35.000 / 70.000 = 50%

Isso significa que a empresa está gastando 50% da receita para financiar suas operações, indicando um bom controle de custos. Quanto menor o índice, maior a eficiência operacional.

Outras opções

Outras abordagens incluem o uso de métricas como a Taxa de Utilização de Recursos ou o Overall Equipment Effectiveness (OEE), que avalia a eficiência de equipamentos com base na disponibilidade, desempenho e qualidade. Empresas também podem calcular a produtividade, comparando a produção com as horas trabalhadas, ou medir o ciclo de conversão de caixa para analisar a rapidez com que os investimentos retornam em dinheiro.

Como melhorar a eficiência operacional?

Melhorar a eficiência operacional é necessário para organizações que buscam aumentar sua produtividade, reduzir custos e manter a competitividade no mercado. Vamos compartilhar abaixo, algumas estratégias eficientes para utilizar na indústria:

• Mapeamento e reestruturação de processos: Analise os processos existentes para identificar pontos de melhoria e reestruture-os com foco em otimização e eficiência.
• Otimização do uso de recursos: Evite a subutilização e a sobrecarga de equipamentos e equipes mantendo um uso estratégico dos recursos.
• Definição de Procedimentos Operacionais Padrão (POP): Crie instruções claras e padronizadas para a execução das tarefas, reduzindo erros e eliminando práticas ineficazes.
• Implementação de tecnologias: Utilize sistemas como ERP (Enterprise Resource Planning) para integrar áreas da empresa e RPA (Robotic Processing Automation) para automatizar tarefas repetitivas e ganhar agilidade.
• Monitoramento de KPIs: Defina e acompanhe indicadores-chave de desempenho para medir a eficácia dos recursos e identificar oportunidades de melhoria.
• Monitoramento de desperdícios: Identifique atividades ou recursos que não agregam valor ao cliente e elimine-os.
• Manutenção preditiva e preventiva: Implante programas de manutenção que antecipem falhas em equipamentos, evitando interrupções inesperadas e aumentando a durabilidade das máquinas.
• Capacitação dos colaboradores: Invista na qualificação contínua da equipe para mantê-la alinhada às melhores práticas e tecnologias do mercado.
• Gestão de tempo eficaz: Implemente ferramentas de rastreamento de tempo para entender como os colaboradores utilizam suas horas de trabalho e use para redirecionar esforços para tarefas de maior impacto.
• Cultura de melhoria contínua: Estimule a mentalidade de inovação e adaptação na equipe, com práticas que visem reduzir desperdícios e aumentar o valor entregue.

Melhore a eficiência operacional com Field Assist

O Field Assist da Zanini Renk é a solução para monitoramento de ativos desenvolvida para maximizar a eficiência operacional das indústrias. Essa solução conecta equipamentos, processos e pessoas, permitindo decisões baseadas em dados em tempo real que otimizam a produtividade e minimizam custos operacionais.

A tecnologia fornece dados preciso e análises avançadas que permitem que gestores tomem ações rápidas e assertivas, utilizando seus recursos de forma eficaz. Entre em contato com a equipe da Zanini Renk e saiba como nossos produtos transformam o setor industrial.